Классификация документов с помощью инструментов ABBYY: как технологии искусственного интеллекта применяются в бизнесе
Внедрение автоматизации в работу компании может оказаться существенным прорывом в оптимизации ее бизнес-процессов. Автоматизация ввода документов в корпоративную систему ускоряет работу сотрудников и помогает снизить процент ошибок. Один из путей оптимизации процессов заключается в использовании универсальной платформы для документооборота. Кроме распознавания документов, она способна классифицировать, извлекать данные, проверять их корректность, а также заносить их в корпоративные информационные системы.
Программы с функцией автообучения могут значительно снизить затраты на внедрение и обслуживание. Эта функция позволяет автономно формировать ответы на письма для пользователей или направлять заявки компетентному сотруднику. Оптимизация бизнес-процессов возможна не только с использованием «классических» документов, но и с использованием документов из любых источников, таких как облачные хранилища, сетевые директории,сканеры, электронные письма и фотографии.
Существуют решения, позволяющие интегрировать функционал обработки и классификации документов в используемую корпоративную систему. Также стоит выбирать программы только у проверенных компаний, имеющих опыт работы и успешные решения в данной области.
ABBYY предлагает интеллектуальные решения, которые существенно облегчат рутинную работу компании и помогут оптимизировать ее бизнес-процессы. Любая компания, будь то малый бизнес или крупная корпорация, ежедневно сталкивается с потоком десятков, а иногда и сотен различных документов. Обработка и классификация этих документов становится одним из самых важных процессов во входящем, исходящем и внутреннем документообороте. Универсальные программные решения быстро и безошибочно помогут решить эту проблему.
Классификация документов – это один из важнейших этапов делопроизводства. Документы могут быть отсортированы по множеству принципов – по времени создания, способу изготовления, месту издания и даже уровню секретности. Тем не менее, наиболее распространенными методами при классификации документов все же являются разделение по сфере использования и по содержанию.
К примеру, по сфере использования документы могут быть разделены на организационно-правовые, распорядительные, учетно-расчетные (бухгалтерские) и информационно-справочные. Также существуют нормативные документы и коммерческие контракты или договоры.
Классификация документов по содержанию, или семантическая классификация, осуществляется путем чтения документа. Для понимания, к какой группе документов он относится, необходимо изучить его содержание. Например, для того, чтобы понять, что имеется в руках договор, а не приложение к нему, необходимо ознакомиться, как минимум, с первым абзацем.
Для обработки документов и их классификации используются различные системы. Сотрудникам, ответственным за обработку, необходимо определить тип документа, перевести бумажный документ в электронный вид, ввести его в систему и, при необходимости, направить в соответствующее подразделение. Вручную обработка документов неизбежно приводит к появлению ошибок, искажению данных, что недопустимо для компании, желающей занять достойное место на рынке.
Несвоевременные ответы на запросы клиентов к сожалению, также могут снизить уровень доверия к компании. Обработка клиентских запросов и электронных писем также должна проводиться максимально оперативно, иначе клиент может уйти к конкурентам. Решение этой проблемы может быть найдено с помощью используемых при классификации документов решений ABBYY.
Компания ABBYY разработала несколько интеллектуальных решений, которые успешно оптимизируют основные бизнес-процессы в разных отраслях и департаментах компаний. В частности, решения ABBYY подойдут для улучшения работы делопроизводителей, секретарей, бухгалтеров, а также специалистов службы технической поддержки и работы с клиентами в банковской сфере, нефтегазовой и энергетической отраслях.
Одним из инструментов ABBYY является технология оптического распознавания текстов ABBYY OCR, которая позволяет конвертировать любые бумажные документы или их сканы, фотографии и PDF-документы в редактируемые форматы, такие как Microsoft Word, Excel и PowerPoint, OpenOffice Writer и другие.
Unique technology ABBYY Compreno, в свою очередь, позволяет классифицировать документы по содержанию, поиск документов, похожих по смыслу, их аннотирование и реферирование. Стоит отметить, что данная технология отличается от классических аналогов, работающих на основе статистики и жестких правил, потому что осуществляет полный семантико-синтаксический анализ текста путем анализа событий и связей. Благодаря такому глубокому анализу увеличивается полнота и качество значимой для компании информации.
ABBYY FlexiCapture Engine также помогает в классификации документов и используется для оптического распознавания символов, меток и интеллектуальной обработки печатных документов. Благодаря этому решению, структурированные и неструктурированные документы могут быть классифицированы, что в свою очередь, позволяет упростить обработку большого количества материалов.
При помощи интеллектуальных решений ABBYY можно круглосуточно отвечать на вопросы, обращаться в службу поддержки только в экстренных случаях. Также можно позволить автоматический ответ, основываясь на информации, собранной из ранее полученных электронных писем, платежей и звонков клиентов. Весьма выгодно использование ABBYY Smart Classifier SDK, которое решает задачи классификации неструктурированных текстовых документов на основе их содержания. С помощью этого решения, например, можно распределять поток входящих документов и легко находить их в корпоративной системе.
Как утверждают специалисты, использование интеллектуальных решений ABBYY значительно повышает эффективность бизнес-процессов, снижает риски утечки конфиденциальной информации и оптимизирует затраты на обработку документов. При этом, как это уже было сказано, заказчик может выбрать самостоятельно, какое из представленных решений оптимально подходит для нужд его компании.
Фото: freepik.com